Организаторы мероприятий нередко работают с ограниченным бюджетом. Но, как сделать, чтобы ивент принесет радость не только участникам события, а и финансовому отделу? Достаточно оптимизировать расходы по 5 основным пунктам.

Cохранить ивент в рамках бюджета

1. Аренда помещения

Немалую часть бюджета «съедает» аренда местопроведения wholesale football jerseys cheap jerseys nfl ивента. Рекомендуем серьезно отнестись к договору и прописать все мельчайшие детали, включая фиксированный курс. Неприятным сюрпризом может оказаться выставленный счет после event-мероприятия, с насчитанными дополнительными расходами, Hewitt Ryan elite jersey поэтому, заранее исключите эту возможность.
При поиске cheap Alfredo Gonzalez jersey идеального места учитывайте несколько факторов: месторасположение, доступность, вместимость, возможность дополнительной застройки (стенды, презентации и т.д.) и использование всего пространства.
Стоимость аренды может зависеть и от сезонности. Уточните этот момент и если позволяют сроки, перенесите ивент на более бюджетные даты.

Аренда местопроведения ивента

2. Трансфер и проживание

Устраивая международную конференцию или фестиваль, узнайте наличие и стоимость рейсов из стран, где живут ваши будущие участники на время проведения ивента. По возможности, договоритесь с авиалиниями, турагентствами и отелями о специальных условиях для ваших гостей.
Но, за перелет и проживание иностранных спикеров придется платить самим. Идеально, если авиакомпания и отель, возьмут расходы на себя. В свою очередь, предложите Cheap Jerseys им стать партнерами мероприятия и помогите привлечь новых клиентов.
Не забывайте о трансфере к месту проведения. На масштабные ивент-мероприятия организуйте бесплатный маршрут от ближайшей станции метро. Подключите известную службу такси, чтобы машины всегда дежурили возле конференц-зала и принимали заказы от ваших гостей в первую очередь.
Обязательно позаботьтесь о бесплатной парковке для вип-гостей. Поговорите с владельцами платных парковок возле местопроведения о гарантированных свободных местах.

Трансфер и проживание на время проведения ивента

3. wholesale jerseys Кейтеринг

«Хлеба и зрелищ» потребуют ваши гости и будут правы. Какая бы гениальная не была конференция, гости всегда обратят внимание на еду. Вы можете провести дополнительную встречу со спикерами, но, если участники остались голодными из-за плохого кейтеринга, воспоминания об ивенте будут испорчены.
Определите, есть ли необходимость в групповом бесплатном питании для гостей отдельных секторов? Сколько раз необходимо сделать перерыв на прием пищи, чтобы гости чувствовали себя комфортно? Достаточно ли точек с напитками и закусками для гостей? Подумайте cheap nhl jerseys о питании на вечеринке. Еще раз проанализируйте свой бюджет и поймите, сколько реально вы сможете выделить на еду. Поверьте, всегда можно найти хорошие варианты. Предложите партнерам ивента перекрыть расходы на обед и основные cheap jerseys перерывы. Для организации торжественного ужина постарайтесь найти отдельного спонсора.
Договоритесь с близлежащими отелями, ресторанами и кафе о скидках для ваших участников и составьте мини-гид.

Кейтеринг

4. Печать

Составляя список печатной продукции, вы можете удивиться в какую кругленькую сумму может вылится его подготовка. Раздаточные пакеты, буклеты, бейджи, баннера, футболки и многое многое другое необходимо напечатать заранее! Чем раньше вы это сделаете, тем о меньшей стоимости можно договориться. Чтобы максимально перекрыть расходы, предложите нескольким типографиям стать вашими партнерами. Как показывает практика, о бартере можно договориться и с небольшими производствами, в обмен на участие в ивенте и информационную поддержку. Главное, дать ценность вашим партнерам и возможность достучаться до своего заказчика.

Сохранить ивент в рамках бюджета

5. Техническое обеспечение

К бюджету на техническое обеспечение отнеситесь особенно внимательно. На рынке много агентств, которые не являются владельцами оборудования, поэтому, с ними трудно cheap mlb jersey China договориться о хорошей скидке и получить адекватную цену. Соберите максимум информации о людях, с которыми решились работать, соберите реальные отзывы заказчиков, узнайте, где их склады. Но, не гонитесь за дешевизной. Оборудование должно быть современным и в прекрасном состоянии, чтобы обеспечить идеальное качество звука, света и видеотрансляции во время ивента.
Часто, базовый свет и звук уже входят в стоимость аренды зала. Проверьте со специалистом их мощность – вполне вероятно, что вам этого окажется достаточно.

Техническое обеспечение

Подробнее ознакомиться с услугой вы можете по ссылке.

Ивент-проект, который проводится из года в год, может показаться, что вся тяжелая работа уже позади
читать далее
идеи для поиска спикера
Каждый спикер, которого вы приглашаете на мероприятие, может существенно повлиять на его привлекательность для посетителей.
читать далее
Организация ивентов
Мода переменчива, но некоторые традиции остаются неизменными. К примеру, эти традиции при планировании ивента всегда будут в тренде.
читать далее
Напишите нам
Наш адрес

Киев, Кияновский переулок 3-7, оф. 212

Позвоните нам

+38 (044) 360 16 96

Напишите нам

businessfaces.ev@gmail.com

Следуйте за нами

Facebook

Наша команда

+38 (044) 36 016 96
Киев, Кияновский
пер. 3-7, оф 212